Wir sind in der zweiten Hälfte des Sommer-Sprints. Diese Woche geht es um eine Lücke, die fast jedes Unternehmen hat und kaum eines kennt: alte Freigaben und ausufernde Zugriffsrechte.
Das stille Datenleck
Cloud-Speicher machen Teilen herrlich einfach — und genau das ist das Problem. Ein „Link für alle mit dem Link” war praktisch für die eine Präsentation vor zwei Jahren. Er ist heute noch aktiv. Der externe Dienstleister, der für ein Projekt Gastzugriff bekam, ist längst nicht mehr beauftragt — sein Zugang besteht weiter. Der Ordner „Geschäftsführung”, der versehentlich auf „im Unternehmen sichtbar” steht, fällt niemandem auf, bis es zu spät ist.
Diese Freigaben sind stille Datenlecks: Sie verursachen keinen Alarm, sie tauchen in keiner Statistik auf — bis jemand sie findet. Das Datenmanagement und die Zugriffskontrolle sind in C5:2026 prominent vertreten, weil unkontrollierte Freigaben einer der häufigsten Wege sind, auf denen vertrauliche Daten abfließen.
So machen Sie mit
- Lassen Sie sich einen Bericht über geteilte Inhalte ausgeben. Microsoft 365 und Google Workspace bieten Übersichten über extern geteilte Dateien und aktive Freigabe-Links.
- Externe Gäste prüfen: Wer aus anderen Organisationen hat Zugriff? Entfernen Sie alle, die nicht mehr aktiv benötigt werden.
- Offene Links zurückholen: Deaktivieren Sie „jeder mit dem Link”-Freigaben für sensible Inhalte. Wo Teilen nötig ist, vergeben Sie Zugriff an benannte Personen statt an anonyme Links.
- Ablauffristen setzen: Konfigurieren Sie, dass neue Freigabe-Links nach z. B. 30 Tagen automatisch verfallen.
- Standard verschärfen: Stellen Sie die organisationsweite Voreinstellung so ein, dass neu Geteiltes nicht automatisch nach außen offen ist.
Stolpersteine
- Nicht blind alles kappen. Manche Freigaben sind betrieblich nötig. Gehen Sie mit Augenmaß vor und klären Sie im Zweifel kurz mit der teilenden Person.
- Personenbezogene Daten zuerst. Priorisieren Sie Inhalte mit Kunden-, Mitarbeiter- oder Gesundheitsdaten — hier wiegt ein Leck auch datenschutzrechtlich schwer.
- Wiederholen, nicht einmalig. Freigaben wachsen nach. Setzen Sie sich eine wiederkehrende Erinnerung (z. B. quartalsweise), diesen Bericht erneut durchzusehen.
Bezug zu C5:2026
Dieser Quick Win verbindet Datenschutz und Informationssicherheit ganz konkret: Wer weiß, welche Daten wo liegen (Woche 1) und wer darauf zugreift, hat die DSGVO-Frage nach der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung schon halb beantwortet.
Fazit
Eine Stunde Freigaben-Frühjahrsputz — mitten im Sommer — schließt Lecks, von denen Sie bis eben nichts wussten. Nächsten Montag sorgen wir dafür, dass Sie es merken, wenn doch einmal etwas schiefgeht: Quick Win 8 schaltet Logging und Monitoring ein.
Sie möchten Ihre Freigaben systematisch durchleuchten? Kontaktieren Sie uns — wir helfen beim Aufräumen und beim Festlegen sinnvoller Standards.